tobit.david

Tobit david® von Tobit.Software – die bewährte Unified Messaging Lösung aus Deutschland und eine echte Alternative zu Exchange und Outlook mit vielen hilfreichen Funktionen die elektronische Kommunikation leichter machen.

OnPremise statt Cloud

Sie suchen eine alternative für Exchange und Outlook da Sie keine Lust auf Cloud haben?

Outlook Alternative

Sind Sie auch genervt von Outlook oder wollen Sie sich nicht komplett von Microsoft abhängig machen?

Dann finden Sie mit david® von Tobit.Software die Lösung!

Tobit.Software

Tobit.Software ist ein deutscher Hersteller von IT Lösungen, speziell im Bereich Fax und Unified Messaging. Nach der Gründung im Jahr 1986 wurde Anfang der 1990er Jahre die Faxlösung Faxware entwickelt, die sich zu einer der ersten Standardlösungen für elektronischen Faxempfang und Versand in Deutschland etabliert hat.
1996 wurde diese Lösung um weitere Funktionen wie E-Mail und SMS erweitert und die erste Version von david® war geboren.

Heute beschäftigt Tobit.Software mehr als 200 Menschen und über 200.000 Unternehmen und Organisationen setzen die Lösungen des Herstellers aus Ahaus ein.

david®

david® von Tobit.Software ist ein leistungsfähiges und flexibles Unified Messaging System und eine echte Alternative zu Microsoft Exchange und Teams, besonders wenn man Wert auf die Datenhoheit im eigenen Haus legt.

Auf Anwenderseite zeichnet sich david® durch einen modernen und flexibel konfigurierbaren Client aus, der viele hilfreiche Funktionen bereit hält. Ein herausragendes Feature sind sicherlich die Live-Comments, die dabei helfen das interne E-Mailaufkommen zu reduzieren, indem eine Art Chat innerhalb einer E-Mail zur Verfügung gestellt wird (Details s.u.).

Auf administrativer Seite spielt Tobit david® seine Stärken in der Einfachheit und Flexibilität der Konfiguration aus. Das zahlt sich besonders in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) aus, die keine spezialisierten Administratoren für jede Anwendung angestellt haben. So gut wie alle Einstellungen, auch benutzerbezogene Konfigurationen wie Verteilregeln, Autoreplies und ähnliches können als Administrator zentral verwaltet werden.

Des Weiteren ist david® ein ressourcenschonendes System mit geringen Systemanforderungen, welches mit wenigen Kernen und Arbeitsspeicher betrieben werden kann und auch direkt auf einem Domänen-Controller oder einem Standalone-Server läuft. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Server virtualisiert oder noch als „Blech“ ausgeführt wird.

Als optionale, kostenpflichtige Services stehen neben anderen ein sehr guter Spamschutz, ein Virenschutz und eine E-Post Integration zur Verfügung. Auch SSL Zertifikate können dank Lets Encrypt Anbindung mit wenigen Klicks bestellt und integriert werden und werden vollautomatsich aktualisiert.

Screenshot des Tobit David Client für Windows
Eine Layoutgestaltung des Tobit David Client für Windows

Überblick der Key-Features

  • Made in Germany, seit 1996
  • Vollständiger SMTP und POP Mailserver
  • Server-Client Architektur mit eigenem Client mit Online-Verbindung
    • Optionale Daten-Replizierung für Notebooks möglich
    • Client gut für Terminal Server Umgebungen geeignet, da kein Caching
  • Geringe Systemanforderungen, daher auch für Single-Server-Umgebungen nutzbar
  • Einfache, zentrale Administration aller Funktionen über Administratorkonto
    • anders als bei Microsoft Exchange oder Kerio Connect können auch fast alle Benutzereinstellungen wie Verteilregeln, etc. als Admin ohne Zugriff auf den Benutzerclient verwaltet werden
  • Client-Schnittstellen: POP3, IMAP, Exchange Active Sync (EAS), Cal-DAV, Card-DAV
  • Client-API, REST-API, Skripting-API zur Entwicklung eigener Schnittstellen und Erweiterungen
  • Unterstützung für „automatische“ Let’s Encrypt TLS-Zertifikate
  • Clients für Windows, MAC und Web
  • Schnelle Volltextsuche und Quickfinder
  • Automatische Ablage von E-Mails
  • Umfangreiches Regelwerk zur Verteilung und Ausführung von Aktionen auf Nachrichten
  • Freie Ordnerstruktur mit Rechten basierend auf Windows Dateiberechtigungen
  • Postlagernd Funktion zur Übermittlung beliebig großer Dateianhänge
  • Message Tracking – umfangreiche Nachrichtenverfolgung
  • Antwort erwartet Funktion
  • Live Comments
  • Team-Chat mit Dateiaustausch
  • Integrierter Viren- und Spamschutz (McAffee und Cyren, optional, Zusatzkosten)
  • Einfache, dateibasierte Datenstruktur
  • SQL Server für schnelle Volltextsuche und Chat
  • Videokonferenzen auf Basis von Jitsi (keine Zusatzkosten)
  • Elektronischer Faxversand und -empfang
  • E-Post Versand
  • VoIP / SIP Client
  • Gruppenkalender und -kontakte
  • Aufgaben inkl. Delegation

OnPremise Server-Client System

Bei Tobit david® handelt es sich um eine Software die aus einer Server- und einer Client Komponente besteht. Die Serverkomponente wird auf einem lokalen Windows Server installiert und betrieben. Als Clients stehen native Apps für Windows und macOS zur Verfügung und über die zahlreichen Schnittstellen lassen sich diverse Fremd-Clients und Mobile-Apps anbinden.

Eine Cloudvariante existiert nicht.

Die Lizenzierung von david® basiert auf Benutzerlizenzen. Jeder mit David arbeitende Benutzer benötigt eine Lizenz und erhält damit eine persönliche Verzeichnisstruktur, ähnlich den Postfächern in Outlook/Exchange. E-Mailadressen und öffentliche / Gruppen-Ordner müssen nicht lizenziert und können in beliebiger Anzahl verwendet werden (Benutzer können ebenfalls mehrere ein- und/oder ausgehende E-Mailadressen konfiguriert haben – in anderen Systemen oftmals als Aliase bezeichnet, bei david® sind diese aber absolut gleichwertig zur Hauptadresse). Das gilt auch für die Nutzung des SMTP Relay – für die Anbindung von Geräten wie MFPs oder Backupsoftware mit separaten Adressen benötigen Sie keine zusätzlichen Lizenzen.

Datenhoheit

Die Daten sind in david® zentral in einer Archivstruktur auf Ihrem lokalen Server abgelegt. Das macht die Sicherung einfach, da sich keine Daten auf den Clients befinden und Sie haben steht’s die Kontrolle über das was mit Ihren Daten geschieht.

Mailserver

Ein Hauptbestandteil von david® sind die Mailserverkomponenten. Dabei handelt sich zum einen um einen vollwertigen SMTP Mailserver für den Mailempfang und -versand und zum anderen um eine POP3-Abrufkomponente. Die SMTP Komponente bietet eine Vielzahl an Funktionen, darunter Greylisting, Anti-Brute-Force, Relaying und Adressfilterung.

Client-Schnittstellen

Neben den proprietären Clients für Windows und macOS bietet Tobit david® verschiedene Schnittstellen um alternative Mailclients und Mobilgeräte anzubinden. Darunter befindet sich die Möglichkeit von POP3 und IMAP (in Verbindung mit dem SMTP Relay) für eine Vielzahl an verschiedenen Programmen wie z.B. Thunderbird oder Outlook, Exchange Active Sync für Mobilgeräte und Microsoft Outlook, CalDAV und CardDAV für Apple Clients, Webaccess und Smart Client für Browser.

Freie Ordnerstrukturen

Die Ordnerstruktur in david® ist komplett frei gestaltbar. Sie können nicht nur frei entscheiden, an welcher Stelle Sie neue Ordner anlegen, sondern auch welcher Art diese Ordner sein sollen. Hierbei stehen Ihnen viele verschiedene Typen zur Verfügung, von Ein- und Ausgangsordnern für E-Mails, Faxe und mehr, über Adress-, Kalender- und Aufgabenordner bis hin zu HTML-Layouts (Webseiten) und Windows-Ordnerverknüpfungen.

Sie können die vorhandene Struktur verwenden oder auch eine ganz eigene Organisation von Gruppenordnern etablieren.

Screenshot des Tobit David Navigators mit einem Beispiel einer frei definierten Ordnerstruktur
Beispiel einer Ordnerstruktur im Tobit David Navigator

Um den Überblick zu wahren kann man sich beliebige Ordner auf eine Favoritenleiste ablegen und bei Bedarf eine Ordnerüberwachung aktivieren. Durch die Überwachung wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten des Ordners in der Navigationsleiste und auf der Favoritenleiste angezeigt und es erfolgt eine audio-visuelle Benachrichtung (einstellbar), wahlweise im Windows Benachrichtigungscenter.

Screenshot einer Tobit David Favoritenleiste
Eine beispielhafte Tobit David Favoritenleiste

Die InfoCenter Ansicht fasst alle ungelesenen Nachrichten aus allen überwachten Ordnern zusammen, sortiert nach Priorität und Nachrichten von VIPs (VIP Kontakte pro Benutzer definierbar).

Arbeitet man gemeinsam in Gruppen- oder Abteilungsordnern helfen die Markierungen dabei auf den ersten Blick erkennen zu können, in welchem Status eine Nachricht ist, wer diese Bearbeitet hat und mehr. Die Hinweistexte der Markierungen sind dabei frei konfigurierbar.

Screenshot der Markierungsfunktion in Tobit David
Markierungsoptionen in Tobit David

Schnelle Suchfunktionen und Nachrichtengruppierung

david® bietet einen Schnellfilter Namens Quickfinder mit dem man den aktuellen Ordner sehr schnell auf Absender, Empfänger, Betreff und ähnlichen Kopfdaten filtern kann. Mit tippen jeden Buchstabens wird die Liste sofort und in Sekunden gefiltert.

Screenshot des Quickfinder in Tobit David
Quickfinder imTobit David Client

Darüber hinaus bietet das System eine SQL-basierte Volltextsuche, also eine Suche, die auch den Nachrichtentext, Adress- und Termindaten, etc. durchsucht. Damit lassen sich mehrere Ordner auf einmal durchsuchen, wahlweise sogar der gesamte Server (abhängig von den Berechtigungen des Benutzers). Auch hier bekommt man selbst bei mehreren Millionen Nachrichten im System innerhalb von wenigen Sekunden ein Ergebnis.
Das Ergebnis der Volltextsuche kann man wiederum mit dem Quickfinder filtern und erhält durch diese Kombination ein Toolset mit dem sich in kürzester Zeit alle erdenklichen Informationen finden lassen.

Mit der Gruppierungs-Funktion, die man ordnerweise konfigurieren kann, können Nachrichten in Ordnern nach verschiedenen Kategorien wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Dokumenttyp (E-Mail, Fax, Termin, Aufgabe, Kontakt), Gelesen/Ungelesen, VIP gruppiert werden. Dadurch kann man mit einem einzigen Klick einen Schnellfilter auf die entsprechende Kategorie ausführen.

Screenshot der Gruppierungsfunktion des Quickfinder von Tobit David
Gruppierungsfunktion des Quickfinder in Tobit David

Mobilgeräte-Anbindung

Die Anbindung von Mobilgeräten wie iOS oder Android Smartphones kann über verschiedene Schnittstellen erfolgen (s.o. Client-Schnittstellen). Die gängigste und vollumfängliche Variante dabei ist das Exchange Active Sync Protokoll von Microsoft, welches in so gut wie jedem mobilen Endgeräte zur Verfügung steht.

Hiermit lassen sich neben E-Mails auch Kontakte, Kalender, Aufgaben und je nach Gerät auch Notizen synchronisieren.
Dank der Let’s Encrypt Integration ist eine TLS verschlüsselte Anbindung ein Kinderspiel.

Eine weitere, moderne Anbindungsmöglichkeit ist der Smart Client der als Webbrowser-Client und als Smartphone App zur Verfügung steht.

Besondere Client Funktionen

• Live-Comments

Die Live-Comments stellen eine alternative, interne Kommunikationsvariante zu E-Mail-Antworten und Chat dar. Statt immer wieder auf die gleiche E-Mail zu antworten, was gerade bei vielen beitragenden Teilnehmern innerhalb einer E-Mailkommunikation unübersichtlich und verwirrend werden kann, hat sich Tobit.Software schon vor vielen Jahren die Live-Comments erdacht. Hiermit schickt man nur noch eine initiale E-Mail zu einem Thema und die gesamte, folgende Kommunikation findet innerhalb der E-Mail in einem Chat statt. Damit liegt die gesamte Kommunikation übersichtlich und themenbezogen an einem Ort und die Anzahl der E-Mails im Eingang wird stark reduziert.

Screenshot der Tobit David Live Comments
Live Comments Ansicht im Tobit David Client
• Antwort erwartet

Eine weitere hilfreiche Funktion im David Client ist die Antwort erwartet Funktion. Beim Versand einer neuen E-Mail hat man die Möglichkeit, ein Erinnerungsdatum einzustellen. Antwortet der angeschriebene nicht bis zum eingestellten Zeitpunkt, bekommt man eine Erinnerung der eigenen, versendeten E-Mail in den Eingang gelegt.

Screenshot der Antwort erwartet Funktion von David
Tobit David Antwort erwartet Funktion
• Mächtiges Regelwerk

Das Regelwerk zum Verarbeiten von Nachrichten in david® ist ein weiteres, sehr nützliches und mächtiges Werkzeug um die Nachrichtenflut zu organisieren. Als Aktionen für die Regeln stehen das Verteilen an Benutzer und Ordner, das Weiterleiten per E-Mail, Fax oder SMS, der Autoreply an Sender, das Erstellen einer neuen Nachricht und das Kennzeichnen (Farbe, Symbol, Gelesen-Status) oder Löschen von Nachrichten zur Verfügung.

Zum Einschränken der Regel stehen eine Vielzahl an Bedingungen zur Verfügung, u.a. Betreff, Absender oder Empfänger auf einen bestimmten Text zu vergleichen, die Priorität, den Dokumenttyp oder den Status zu prüfen, zu prüfen ob es sich um eine interne oder externe E-Mail handelt, Prüfung auf bestimmte Anhangstypen oder eingebettete Grafiken, Vergleich von Datum, Uhrzeit und Wochentagen, Prüfung ob ein Benutzer an- oder abgemeldet ist und weitere.

Standardmäßig werden Regeln im aktiven Zustand angelegt. In diesem Falle werden sie immer dann angewendet, wenn eine neue Nachricht in den entsprechenden Ordner läuft. Man kann die Regeln aber auch inaktiv schalten und nur bei Bedarf ausführen. Dann wird die Regel im Moment der Anwendung auf den entsprechenden Ordner ausgeführt. So kann man z.B. eine nachträgliche, manuelle Absortierung realisieren.

In der Übersicht der Regeln eines Ordners sieht man u.a. die Anzahl der Zugriffe, das Datum des letzten Zugriffs und den letzten Bearbeiter für jede Regel. Mit diesen Informationen lassen sich bei Unstimmigkeiten schnell die Fehler eingrenzen.

Screenshot des Regelwerk in Tobit David
Ansicht der Regelverwaltug im Tobit David Client
• Automatische Ablage und Bereinigung

Mit der Funktion Automatische Ablage haben Sie die Möglichkeit alle Nachrichten eines Ordners automatisiert absortieren zu lassen. Dabei steht Ihnen die Wahl zwischen einer Unterteilung in Jahresordner oder einer tiefergehenden Struktur mit zusätzlichen Monats- und bei Bedarf sogar Tagesordnern. Zusätzlich kann eingestellt werden, welches Alter die Nachrichten haben müssen damit sie absortiert werden und dass nur als gelesen markierte Einträge verarbeitet werden.

Wenn man sich angewöhnt alle Nachrichten die noch nicht erledigt sind als ungelesen zu belassen und das Eintragsalter auf einen Tag stellt, hat man jeden morgen einen aufgeräumten Eingang mit ausschließlich unerledigten Nachrichten.

Eine weitere Funktion ist die automatische Bereinigung. Hiermit können Sie die Nachrichten eines Ordners abhängig vom Alter der Nachrichten bereinigen. Wenn Sie z.B. mit Archivierungssystemen arbeiten oder Nachrichten wie Newsletter o.ä. nur für eine bestimmte Zeit aufbewahren wollen, hilft Ihnen diese Funktion.

• Verteilen und Weiterleiten von Nachrichten mit Nachverfolgung

Neben der normalen Weiterleiten-Funktion die man aus allen Mailprogrammen kennt, gibt es in david® die Möglichkeit Nachrichten per Rechtsklick zu verteilen. Das spart Zeit und die Mail wird unverändert an einen anderen Benutzer übergeben. Zusätzliche Informationen kann man beim Verteilen mittels einer Notiz mitgeben, die beim empfangenden Benutzer beim Öffnen der Nachricht wie ein gelber Zettel erscheint.

Damit man immer den Überblick behält, wer wie was mit einer Nachricht gemacht hat, gibt es neben dem Message Tracking (s.u.) eine Historienübersicht über das, was mit der E-Mail geschehen ist.

Screenshot der Verteilen und Weiterleiten Historie in Tobit David
Historienansicht für das Verteilen und Weiterleiten im Nachrichteneditor in Tobit David
• Vorlagen, Textbausteine und Variablen

david® bietet für jeden Benutzer persönliche und allgemein zugängliche, öffentlichen Vorlagen in beliebiger Anzahl. I.d.R. wird eine Standardvorlage bei jeder zur ausgehenden Nutzung konfigurierten E-Mailadresse eines Benutzer definiert. Mit Auswahl einer anderen Absenderadresse wechselt auch automatisch die Vorlage. Darüber hinaus kann man vor dem Schreiben des Textes in einer E-Mail die komplette Vorlage austauschen.

Textbausteine werden verwendet, um wiederkehrende Floskeln oder Textpassagen in E-Mails schnell und einfach einfügen zu können. Auch hierbei gibt es persönliche Textbausteine je Benutzer und öffentliche Textbausteine.

Sowohl bei den Vorlagen als auch bei den Textbausteine ist es möglich eine Vielzahl an Variablen zu benutzen. In david® stehen Ihnen dabei benutzerbezogene Variablen (z.B. Name und E-Mailadresse des Benutzers/Absenders), adressbezogene Variablen (z.B. Name, Geburtsdatum, private und Geschäftsadressen, etc. des Empfängers), allgemeine Variablen (z.B. Betreff, Anhänge, Postlagernd Link, etc.) und Datum/Zeit bezogene Variablen zur Verfügung.
Hiermit lassen sich dynamische Vorlagen und Textbausteine erzeugen, z.B. eine firmenweite Signatur-Vorlage für alle Benutzer oder persönliche Ansprachen in E-Mails.

Apropos Signaturen. Solche können bei Bedarf auch zwangsweise bei den Benutzern beim Versenden einer Nachricht automatisch, und für den Benutzer nicht änderbar, angehangen werden.

Screenshot des Nachrichteneditors mit Verwendung von Variablen in Tobit David
Verwendung von Variablen im Tobit David Nachrichteneditor
• E-Mail Zertifikate und Verschlüsselung

Natürlich können Sie mit david® Ihre E-Mails mittels eines Zertifikates signieren und dem Empfänger damit die Echtheit Ihrer E-Mail bestätigen oder eine verschlüsselte Kommunikation führen. Ein passendes Zertifikat ist direkt aus dem Client mit wenigen Klicks bestellbar und wird automatisch eingerichtet. Damit hat sich eine große Hürde bei der Nutzung von Zertifikaten und verschlüsselten Mails erledigt.

• Postlagernder Versand

Große E-Mailanhänge zu versenden kann manchmal ein Problem sein. Einige Mailprovider haben ein Größenlimit beim Versand von E-Mails, andere wiederum beim Empfang. Auch einige Firmen-Mailserver sind eingeschränkt. Oder der Dateityp den man versenden möchte wird vom E-Mailfilter beim Empfänger unterbunden.

Für alle diese Szenarien bietet david® von Tobit.Software den postlagernden Versand. Dabei wird der Anhang in ein Verzeichnis auf dem Server kopiert und dem Empfänger lediglich eine HTML Seite als Anhang gesendet. Beim Öffnen dieser HTML Seite wird dem Empfänger eine Beschreibung und ein Link angezeigt, über den er die Datei von Ihrem david® Server herunterladen kann. Dank der Let’s Encrypt Integration (s.u.) kann die Verbindung verschlüsselt werden. Und damit der Server nicht zugemüllt wird, werden die mit der Postlagernd-Option versendeten Dateien nach 10 Tagen (einstellbar) wieder gelöscht.

• Versandzeitpunkt, Ablauf und Gültigkeit

Schreiben Sie manchmal E-Mails vor und würden diese gerne zu einem späteren Zeitpunkt versenden ohne selbst noch einmal tätig zu werden? Genau das geht mit der Option Versandzeitpunkt in david®. Sie schreiben die gewünschte E-Mail, gehen in die Nachrichtenoptionen und aktivieren den Versandzeitpunkt. Jetzt müssen Sie nur noch Datum und Uhrzeit einstellen und die E-Mail abschicken. Diese bleibt bis zum eingestellten Zeitpunkt im Transit (ein spezieller Ordner indem ein- und ausgehende E-Mails angezeigt werden, die noch nicht final zugestellt wurden) liegen und dann automatisch versendet.

Mit der Option Ablauf der Nachricht (Datum und Uhrzeit) und der Gültigkeit (Dauer in Stunden oder Tagen) von Nachrichten können Sie einstellen, wie lange eine versendete Nachricht bei einem (internen) Benutzer angezeigt wird. Nach Ablauf der eingestellten Zeit wird die Nachricht automatisch aus dem Eingang des Benutzers gelöscht – ideal bei Informationen die nur eine bestimmte Zeit lang relevant sind.

• Einschreiben und Message Tracking

Einschreiben und das Message Tracking sind weitere Funktionen, die die Zusammenarbeit unterstützen. Beim Einschreiben muss der Empfänger einen Hinweis bestätigen, dass der Absender eine Benachrichtigung erhält, bevor er die Mail öffnen und lesen kann. In der Vorschau wird der Inhalt der Nachricht nicht angezeigt.

Beim Message Tracking handelt es sich um erweiterte Statusinformationen von versendeten Nachrichten. Neben den bekannten Status Empfangen und Gelesen kennt david® insgesamt 15 Status, darunter Weitergeleitet, Beantwortet, Verschoben und Gelöscht.

Screenshot des Message Tracking in Tobit David
Message Tracking Ansicht in Tobit David
• Bild / Screenshot erstellen, Zitieren und TalkAbout

Wenn Sie das Windows Snipping Tool kennen, ist die in david® eingebaute Bild Funktion genau das Richtige für Sie. Kein separates Tool mehr. Ein Klick auf den Button Bild startet ein eingebautes Screenshot-Tool mit dem Sie nach dem Erzeugen des Bildes vielfältige Bearbeitungsmöglichkeiten haben. Wenn Sie fertig sind, wird das Bild sofort in den Maileditor eingefügt und Sie können es versenden.

Mit der Zitieren Funktionen können Sie interessante Text Passagen aus E-Mails und Webseiten in einer schicken Zitat-Vorlage versenden. Ein vorher markierter Text wird automatisch mit einer Quellenangabe eingefügt.
Alternativ starten Sie mittels der TalkAbout Funktion aus der Browseransicht in David einen neuen, themenbezogenen Chat.

Gruppenkalender und Kontakte, Aufgaben, Wiedervorlage und Erinnerungen

Kontakte, Kalender und Aufgaben sind selbstverständlich auch in david® enthalten.

• Kalender

Kalender können so konfiguriert werden, dass mehrere Benutzer Zugriff darauf bekommen, wahlweise nur lesend, schreibend oder auch mit Löschen/Ändern Rechten. Des Weiteren ist möglich, mehrere Kalender (egal ob eigene, oder die verschiedener Benutzer) übereinander zu legen (ähnlich wie Folien eines Overhead-Projektors) und in einer einzigen Ansicht darzustellen. Anhand von definierbare Farbwerten kann man die Termine aus den verschiedenen Kalendern bzw. von unterschiedlichen Benutzern auf den ersten Blick auseinander halten.

Auch bei der mobilen Anbindung von Smartphones ist eine solche Ansicht möglich und kann identisch mit dem david® Client konfiguriert werden, so dass Sie nicht umdenken müssen.

Selbstverständlich kann man bei Terminen die üblichen Einstellungen vornehmen, Beginn und Ende, Ganztägig, Zeitpunkt der Erinnerung, Beschriftung (Kategorie), Art (Öffentlich/Privat), Anzeigen als (Frei, Gebucht, Unter Vorbehalt, Abwesend), Priorität, Markierung und Teilnehmer. Besprechungsanfragen sind genauso möglich wie Terminserien.

• Kontakte

Kontakte können in verschiedenen Ordner abgelegt werden, z.B. um Verteilergruppen zu erstellen oder zwischen Kunden und Lieferanten zu unterscheiden. Damit man bei der Suche nach Adressen nicht in verschiedenen Ordnern suchen muss, können solche Adressordner zu Gruppenadressen zusammengefasst werden – eine Gesamtansicht aller verknüpften Adressordner.

• Aufgaben

Mit den Aufgaben können Sie nicht nur die eigenen ToDos im Blick behalten, sondern auch die von anderen Benutzern, indem Sie diesen Aufgaben delegieren und automatisch Updates bei Statusänderungen in Ihren Eingang erhalten.

Neben den Feldern Beginn, Fälligkeit, Erinnerung, Priorität und Kategorie finden sich weitere Optionen wie Status (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Vollständig, Auf jemand anderen warten, Zurückgestellt), Erledigt (in Prozent), Erledigungsdatum, Gesamtaufwand (in Stunden oder Minuten), Ist-Aufwand (in Stunden oder Minuten) und zwei weitere Freitextfelder für weitere Notizen (Firmen und Ressourcen).

Auch Aufgabenserien sind möglich.

Screenshot des Tobit David Aufgaben Editors
Tobit David Aufgaben-Editor

Viren- und Spamschutz

Kennen Sie das? Jeden morgen müssen Sie erst einmal Ihren Eingang von Spamnachrichten befreien. Über den Tag erhalten Sie zusätzlich unerwünschte Nachrichten und Werberundsendungen, die Sie von der Arbeit ablenken.
Oder vielleicht haben Sie bereits einen Spamschutz aber der fischt auch schon mal gute Nachrichten weg was dazu führt, dass Sie den Spamordner auch noch regelmäßig durchforsten müssen!

Mit David gehört dies der Vergangenheit an!
Die Message Identification Services, wie der Spamfilter hier heißt, ist ein cloudbasiertes Antispam-System welches durch eine spezielle Technologie zum einen eine sehr hohe Erkennungsrate bietet und zum anderen (und das ist in unseren Augen fast noch wichtiger) so gut wie keine False Positives (gute Nachrichten die versehentlich im Spamordner landen) erzeugt. Wir selbst haben in unseren Spamordnern seit der Einführung 2007 lediglich im ersten Jahr zwei False Positives gefunden!

Das System erkennt aber nicht nur Spam sondern ordnet erkannte E-Mails in 13 verschiedenen Kategorien, darunter Spam, Gefährlicher Inhalt, Ausführbarer Inhalt, Virus erkannt, Werbe-Rundsendung. Für jede dieser Kategorien können Sie entscheiden, was mit den Nachrichten passieren soll: Keine Maßnahme, Kennzeichnung im Betreff, Umleiten in Spamordner des Benutzers, Umleiten in allgemeinen Spamordner, Eintrag einfärben oder Endgültig löschen.
Auch in Verteilregeln können diese Kategorien in der Bedingungsauswertung verwendet werden. So können Sie z.B. erwünschte Newsletter in einen separaten Ordner umleiten lassen, ohne für jeden Newsletter eine eigenen Regel zu definieren.

Und das Beste: Das System arbeitet komplett ohne Konfiguration oder Anlernen und ist somit out-of-the-box schon so gut wie perfekt!

Aufgrund der starken Message Identification Services fast nur noch am Rande zu erwähnen ist, dass auch alle ein- und ausgehenden Mails auf Viren geprüft werden können.

Team-Chat

Chat-Apps wie Whatsapp & Co haben Einzug in unseren Alltag gehalten und vermutlich werden mehr Informationen über Chat als über E-Mail ausgetauscht. Im geschäftlichen Umfeld ist die Verwendung von solchen Messengern aber oftmals problematisch, aus Gründen der DSGVO, Sicherheitsbedenken oder der Vermischung von Privatem und Geschäftlichem.

david® integriert ein eigenes Chatsystem. Sie können 1:1 Chats mit anderen Benutzern führen oder Gruppenchats mit mehreren Teilnehmern.

Anders als bei den meisten bekannten Messengern kann man aber auch themenbezogene Chats starten. So können Sie z.B. mit der gleichen Person oder mit der gleichen Gruppe an Personen mehrere, voneinander unabhängige Chatverläufe parallel führen. Dies hilft dabei sich im Team zu organisieren, den Überblick zu wahren und man kann viel einfacher nach Informationen in der jeweiligen Historie suchen.

Screenshot des Tobit David Team Chat
Team Chat Ansicht in Tobit David

Beim nachträglichen Hinzufügen von Teilnehmern zu einem Gruppenchat oder einem themenbezogenen 1:1 Chat kann entschieden werden, ob der neue Teilnehmer die Chathistorie sehen kann oder nicht.

Auch Dateien / Anhänge können in einer Chatnachricht gesendet werden und jeder Chatverlauf besitzt eine separate Ansicht in der alle Dateien des Chats aufgelistet sind und weitere hinzugefügt werden können.

Für die Nutzung auf Smartphones stehen in den App-Stores spezielle david® Chat Apps zur Verfügung.

Videokonferenzen

Spätestens seit der Corona Pandemie 2020 sind Videomeetings ein etablierter Teil in privaten und geschäftlichen Bereichen des Lebens. Tobit.Software hat in dieser Situation schnell reagiert und innerhalb kurzer Zeit eine Videomeeting-Lösung auf Basis der Open-Source Software Jitsi in david® integriert. Daher entstehen hierfür keine zusätzlichen Kosten.

Neben spontanen Gesprächen können auch Meetings geplant werden, so wie man es von anderen Systemen kennt, und es können sowohl interne als auch externe Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen.

Im laufenden Gespräch / Meeting stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, darunter ein Chat, ein Umfrage-Tool, eine Handzeichen-Funktion und die Bildschirmfreigabe bei der man einzelne Bildschirme, Fenster oder nur Tabs von Programmen zum Teilen auswählen kann.

Fax, SMS und E-Post

• Fax

Wie Eingangs erwähnt, ist die Faxware der Vorläufer von david® und daher ist die Faxfunktion auch immer noch ein Bestandteil davon. Sowohl der Versand von Faxen über einen installierten Tobit Faxware Drucker als auch der Empfang sind möglich. Darüber hinaus gibt es umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten mittels des david® Image Editors. Falls Ihre Branche auch heute noch intensiv auf Faxfunktionen setzt, kann david® Ihnen eine wertvolle Unterstützung in diesem Bereich sein.

Neben der noch immer vorhandenen Möglichkeit der Anbindung mittels ISDN (heutzutage höchstens noch für interne Verbindungen zu lokalen Telefonanlagen) ist auch das moderne SIP Protokoll nutzbar.

• SMS

Ebenso in die Jahre gekommen, aber auch noch nicht komplett aus der Mode: Die SMS.
Bereits 1996 hat Tobit.Software die Unterstützung für SMS in die erste david® implementiert. Auch heute noch kann diese Integration in manchen Situationen hilfreich sein, z.B. bei Verwendung in XMedia Regeln um sich bei wichtigen E-Mails, Anrufbeantworternachrichten, o.ä. benachrichtigen zu lassen.

• E-Post

Versendet heutzutage noch irgendjemand Briefe? Ganz bestimmt! Wenn Sie dazu gehören, aber dennoch ein möglichst papierloses Büro führen wollen, dann ist die E-Post Integration das Richtige für Sie!
Ihre zu versendenden Dokumente drucken Sie ganz einfach an einen speziellen Drucker, wählen aus verschiedenen Optionen wie Graustufen oder Farbe, beidseitiger Druck und Einschreiben und lassen sich bei Bedarf den Preis anzeigen.

Mit Absenden des Dokumentes wird dieses über eine Schnittstelle an die deutsche Post übergeben, dort in automatisierten Verfahren ausgedruckt, kuvertiert und versendet.

Eine Anmeldung für die E-Post ist nicht zwingend notwendig, gegen geringe Mehrkosten kann man Tobit.Software als Provider nutzen. Ideal wenn sich die E-Post Nutzung in überschaubaren Grenzen hält.

CTI und Anrufbeantworter

• CTI

Mit der Anbindung von david® an eine Telefonanlage oder durch die Installation eines TAPI Treibers bietet das System auch die Möglichkeit ausgehende Anrufe aus dem Client zu initiieren, z.B. durch anklicken einer Rufnummer in einem Adresseintrag oder durch die Tastenkombination STRG+D während der Cursor in einer Rufnummer platziert ist.

• Anrufbeantworter

Anrufbeantworter gehören seit jeher zum Geschäftsleben wie eine heiße Tasse Kaffee.
Da david® der Informationsserver eines Unternehmens ist, darf natürlich auch die Aufzeichnung von Anrufbeantworternachrichten nicht fehlen.

Es können sowohl benutzerbezogene als auch eine beliebige Anzahl an allgemeinen Anrufbeantwortern eingerichtet werden. Darüber hinaus können rufnummernabhängige Ansagen für jeden AB bzw. jede Rufnummer geschaltet werden.

Die Zustellung der AB Nachrichten erfolgt wie eine normale E-Mail, aber im david® eigenen VOICE-Dokumentenformat. Diese bietet neben einer speziellen Audio-Ansicht und Abspielfunktionen auch die Möglichkeit die Rufnummer des Anrufers per Rechtsklick zurück zu rufen oder die Sprachnachricht auf einem Telefon wieder zu geben (falls der PC keine Lautsprecher besitzt oder man im Großraumbüro sitzt).

Übrigens hat der Anrufbeantworter eine lange und kuriose Geschichte, die man hier nachlesen kann.

Screenshot der Voice-Mail / Anrufbeantworter Ansicht
Tobit David Voicemail / AB Nachrichten Ansicht

VoIP-Telefonie und SIP Client

Mittlerweile ist die Internettelefonie zum Standard geworden. Die alte ISDN Technik gibt es, wenn überhaupt, nur noch vereinzelt oder in Form von veralteten Telefonanlagen.

Tobit.Software hat verschiedene Module in david® integriert, um dieser Entwicklung gerecht zu werden.
Zum einen wurde die Möglichkeit geschaffen, Anbindungen an moderne IP Telefonanlagen zu realisieren um die bekannten Dienste Fax und Voice (Anrufbeantworter und weitere telefoniebasierte Schaltungen) auch über die neue Technik abzubilden.

Des Weiteren wurde ein vollständiger SIP Client in david® integriert, also ein Software-Telefon welches an IP Telefonanlagen angebunden werden kann. In Verbindung mit einem PC Headset können Sie komplett auf Tischtelefone verzichten, auch dann, wenn Ihre Telefonanlage keine entsprechende Software zur Verfügung stellt.

Screenshot des Tobit David SIP Client
SIP Client von Tobit David

Let’s Encrypt

Spätestens seit Apple vor einigen Jahren damit begonnen hat, bei iOS selbst ausgestellte Verschlüsselungszertifikate nicht mehr so ohne weiteres zu akzeptieren, benötigt man in vielen Fällen echte TLS Zertifikate. Die Beantragung und Einbindung der meist kostenpflichtigen Zertifikate in die eigenen Systeme ist nicht immer ganz leicht und muss alle 1-2 Jahre manuell durchgeführt werden.

Mit dem Let’s Encrypt Projekt wurde Ende 2015 eine Zertifizierungsstelle geschaffen, die kostenlose, für 90 Tage gültige TLS Zertifikate ausstellt.

Tobit.Software hat einen Dienst in david® implementiert, durch den solche Zertifikate mit wenigen Klicks bestellt und automatisch eingebunden werden können. Auch die regelmäßige Aktualisierung der Zertifikate erfolgt vollautomatisch. Einmal eingerichtet, muss man sich i.d.R. nicht mehr darum kümmern und kann sichere Kommunikationswege für die Anbindung aller mobilen Endgeräte nutzen.

Screenshot der Let's Encrypt Bestellseite im Tobit David Administrator
Bestellseite für Let’s Encrypt Zertifikate im Tobit David Administrator

Berechtigungssystem

Da david® größtenteils dateibasiert ist, wurde das Berechtigungssystem auf Basis der Windows Sicherheitseinstellungen realisiert. Dies ermöglicht sehr flexible und umfangreiche Berechtigungseinstellungen bei der sich erfahrene Windows Administratoren schnell zurecht finden.

Sie wollen einzelne Unterordner eines Benutzers für andere Freigeben? Oder gemeinsamen Zugriff auf die Kalender aller Benutzer realisieren? Kein Problem, mit wenigen Klicks über die david® Ordnereigenschaften ist das erledigt. Das System setzt dabei automatisch die notwendigen Berechtigungen in den übergeordneten Ordnern. Und standardmäßig hat man sogar eine zugriffsbasierte Aufzählung (eine spezielle Funktion von Windows Freigaben) bei der Ordner ohne passende Zugriffsrecht ausgeblendet werden – man sieht also nur die Ordner, auf die man auch Zugriff hat.

Screenshot der Tobit David Berechtigungsansicht über die man die Ordnerberechtigungen festlegen kann
Tobit David Berechtigungs-Ansicht